Guía de roles de usuario y permisos

A continuación encontrará una descripción general de los permisos para cada rol de usuario. Estos permisos se basan en la configuración predeterminada y pueden variar en función de la configuración de su cuenta. Por ejemplo, de forma predeterminada, los empleados no pueden ver sus propias capturas de pantalla. Sin embargo, si está activada la opción Mostrar capturas de pantalla en la página Mi DeskTime, los empleados podrán verlas.

Resumen

¡Consulta información mucho más detallada a continuación en el artículo!

• * Los Administradores de usuarios pueden ajustar la configuración de sus equipos asignados, excluyendo a los Administradores de la empresa y al Propietario.

• ** Los Administradores de usuarios pueden añadir y eliminar usuarios dentro de sus equipos asignados, pero solo para los siguientes roles: Empleado, Gestor de usuarios y Administrador de usuarios.

• *** Los Empleados y Gestores de usuarios pueden editar sus propios turnos aprobados. Sin embargo, cualquier edición cambiará el estado del turno de nuevo a "Pendiente" y requerirá una nueva aprobación.

Definiciones y excepciones

• Ver datos propios: Este permiso se refiere a la capacidad de consultar tu propio rendimiento registrado, la barra de actividad y las estadísticas diarias a través de tu página personal de Mi DeskTime.

• Ver otros datos: Permite ver los datos de productividad, actividad y tiempo registrado de otros compañeros o miembros del equipo dentro de la organización. El acceso estándar de los empleados a estos datos puede ser configurado a medida por los Administradores de la empresa.

• Cambiar la configuración de la aplicación: Se refiere a modificar la configuración del entorno de seguimiento de DeskTime, como la gestión de los días de seguimiento o la calidad de las capturas de pantalla. Por defecto, los ajustes globales solo pueden ser modificados por el Propietario de la empresa, los Administradores de la empresa o los Administradores de usuarios (para sus respectivos equipos).

• Añadir/eliminar usuarios: Este permiso permite invitar a nuevos empleados a la cuenta de la empresa, así como gestionar los perfiles existentes mediante su archivo o eliminación.

• Ver Panel de control: Da acceso a la página principal del Panel de control de DeskTime. Esta sección ofrece una visión general visual, en tiempo real y de alto nivel sobre el total de horas registradas, el Tiempo sin conexión y la productividad de la organización o del equipo. Más información aquí.

• Ver Miembros del equipo: Otorga acceso a la sección administrativa de Miembros del equipo. En esta vista, los roles autorizados pueden gestionar listas de usuarios, asignaciones de equipos y permisos individuales de los miembros.

• Ver Colegas: Esta sección está diseñada para que los miembros del equipo puedan ver quién está en línea, ausente o registrando tiempo en ese momento, fomentando la transparencia en el entorno de trabajo.

• Editar Ausencias: Permite añadir, modificar o eliminar ausencias planificadas (como vacaciones o bajas médicas) dentro del Calendario de ausencias.

• Editar Horarios de trabajo: Permite a los usuarios crear turnos de trabajo, aplicar plantillas de turnos y editar o eliminar turnos planificados para los empleados.

• Aprobar Tiempo sin conexión: Se refiere al proceso administrativo de revisar y posteriormente aprobar o rechazar las solicitudes de tiempo manual registradas por los empleados para actividades laborales realizadas fuera del ordenador.

• Ver capturas de pantalla: Otorga permiso para ver las capturas de pantalla registradas a intervalos aleatorios mientras DeskTime está realizando el seguimiento. De forma predeterminada, las capturas de pantalla están desactivadas. Ver más información aquí.

• Eliminar capturas de pantalla: Se refiere a la capacidad de borrar de forma permanente capturas de pantalla específicas. Esto es especialmente relevante si una captura registra involuntariamente datos personales o confidenciales.

• Archivar usuarios: Permite a los administradores desactivar las funciones de seguimiento de un empleado conservando su historial de datos de trabajo. El correo electrónico del usuario archivado permanece vinculado al sistema (lo que significa que no podrá registrar una cuenta nueva con esa dirección) hasta que el propietario o administrador elimine el registro archivado.

• Eliminar usuarios: Este permiso permite eliminar permanentemente el perfil de un empleado y su historial de datos de seguimiento asociado de la lista del equipo.

• Acceso a Facturación: Concede acceso a la sección de facturación, selección de planes de precios, métodos de pago (como tarjetas de crédito o PayPal) y pagos manuales de facturas.

• Borrar cuenta: Se refiere a la eliminación definitiva e irreversible de la cuenta de DeskTime. Cuando la lleva a cabo el Propietario de la empresa, todos los datos registrados se borran de inmediato de los servidores, aunque las facturas de cobro deben conservarse por imperativo legal para el cumplimiento contable.

Roles de usuario

• Propietario de la empresa: El nivel más alto de permisos. Posee el control absoluto sobre todo lo que ocurre en la cuenta y organización de DeskTime.

• Administrador de la empresa: Cuenta con amplias facultades administrativas a nivel global en la empresa. Puede gestionar los ajustes de la organización, activar y configurar las capturas de pantalla de forma global y administrar los perfiles de los empleados, incluida la capacidad de eliminar, archivar, restaurar o hacer cambios en las cuentas de los empleados archivados.

• Administrador de usuarios: Desempeña la función de responsable o mánager con derechos administrativos limitados a su equipo específico. Por ejemplo, aunque no puede modificar la configuración global de la empresa, tiene la autoridad para activar las capturas de pantalla y ajustar los intervalos de captura o el desenfoque concretamente para los miembros de su equipo.

• Gestor de usuarios: Ocupa el cuarto nivel de permisos. Dispone de las mismas funciones estándar de seguimiento que un Empleado, pero con la capacidad añadida de ver datos de rendimiento (como el Panel de control, las listas de miembros del equipo y las capturas de pantalla) de sus equipos asignados.

• Empleado: Es el usuario estándar con seguimiento dentro de la cuenta. Los Empleados pueden utilizar la página Mi DeskTime para consultar su propio rendimiento, registrar su propio Tiempo sin conexión y activar o desactivar el Tiempo privado. Por defecto, solo ven sus propios datos y no tienen privilegios administrativos.

Gestión de ausencias y horarios de trabajo

• Ausencias y Vacaciones: Los Empleados y Gestores de usuarios solo pueden enviar y editar sus propias ausencias planificadas en el Calendario de ausencias mientras el estado de la solicitud permanezca en Pendiente. Una vez que una ausencia ha sido aprobada o registrada, únicamente un Administrador de usuarios (para sus miembros asignados) o un Administrador/Propietario de la empresa podrán realizar modificaciones. Siempre puedes consultar más información sobre el Calendario de ausencias aquí.

• Horarios de trabajo y Turnos: Los Administradores de usuarios tienen la autoridad para crear, editar y asignar horarios de trabajo a su equipo. Aunque los Empleados y Gestores de usuarios tienen permitido editar sus turnos ya aprobados, al hacerlo el estado del turno volverá automáticamente a Pendiente, lo que requerirá que un administrador revise y vuelva a aprobar los cambios antes de que se confirmen de forma definitiva.