Las capturas de pantalla son una función opcional de DeskTime que captura la pantalla del usuario en los intervalos que usted especifique. Están pensadas para fines de prueba de trabajo, de cumplimiento normativo o de evaluación del desempeño.
No obstante, instamos a los propietarios y administradores a utilizar la captura de pantalla de manera responsable. A diferencia de otras funciones de DeskTime, diseñadas pensando en la minimización de datos (por ejemplo, al hacer seguimiento únicamente de los títulos de los sitios web y las aplicaciones, no de su contenido), las capturas de pantalla registran toda la pantalla.
Le recomendamos activarla solo si es absolutamente necesaria para sus objetivos y únicamente para los equipos o empleados que la requieran. Considere con cuidado su posible impacto en la cultura interna de la organización, así como la ansiedad o el estrés que puede provocar la sensación de estar observado.
Además, existe la posibilidad de que las capturas de pantalla registren la pantalla del usuario mientras trabaja con datos confidenciales o atiende asuntos personales. Como empleador, es su responsabilidad proteger la privacidad de los empleados y utilizar DeskTime conforme a las leyes locales de protección de datos y laborales. Incluso cuando las capturas documenten un uso indebido de los dispositivos de la empresa, el derecho a la privacidad de los usuarios sigue vigente.
¿Quién puede ver las capturas de pantalla de DeskTime?
Las capturas se cifran en tránsito y en reposo, y solo pueden acceder a ellas y verlas los usuarios con los permisos adecuados (más información sobre los roles de DeskTime).
- Empleados: si la opción «Mostrar capturas de pantalla en la sección Mi DeskTime» está activada, pueden ver sus propias capturas. De lo contrario, no ven ninguna.
- Gestores de usuarios: pueden ver las capturas de todos los usuarios del equipo al que están asignados como gestores. No pueden acceder a otros equipos.
- Administradores de usuarios: pueden ver las capturas de todos los usuarios de los equipos asignados a ese administrador concreto. No pueden acceder a otros equipos.
- Administradores de la empresa: pueden ver las capturas de todos los usuarios de la empresa.
- Propietario: puede ver las capturas de pantalla de todos los usuarios de la empresa.
Cualquier otra persona (como compañeros del mismo equipo o gestores de otros equipos) no tendrá acceso a las capturas de pantalla de los usuarios.
Ajustes centrados en la privacidad para las capturas de pantalla de DeskTime
Si necesita activar las capturas de pantalla, le recomendamos configurar los siguientes ajustes para mitigar su posible impacto en la privacidad de los empleados.
Hacer borrosas las capturas de pantalla
Cuando este ajuste está activado, se aplica un filtro gaussiano que borrosa todas las capturas de pantalla que se toman y se almacenan. Así, puede obtener información sobre los patrones de uso del dispositivo sin correr el riesgo de capturar datos confidenciales, ya que el contenido que aparezca en pantalla será ilegible.
Si su objetivo es identificar a empleados distraídos o de bajo rendimiento, las capturas borrosas suelen bastar. Aun así, es posible distinguir entre aplicaciones de trabajo y distracciones como las redes sociales o los juegos, o identificar periodos de inactividad cuando no hay diferencias entre varias capturas consecutivas.
Mostrar capturas de pantalla en la sección Mi DeskTime
Al configurar las capturas de pantalla, puede decidir si los usuarios pueden ver las capturas tomadas en sus dispositivos. Le recomendamos mantener esta opción activada si su objetivo es la transparencia con sus empleados.
De este modo, los usuarios sabrán qué la captura de pantalla está activada, qué puede ver el empleador sobre el uso de su dispositivo y cómo las personas que analizan sus datos de DeskTime pueden percibir su actividad laboral.
Tiempo privado
Es una función de DeskTime que los usuarios pueden activar temporalmente desde el icono de la bandeja del sistema (Windows) o desde la barra de menús (macOS/Linux) de DeskTime. Cuando está activa, DeskTime pausa todo el seguimiento en el dispositivo, incluidas las capturas de pantalla. Ese tiempo no se suma a la cronología ni a las estadísticas de productividad del usuario, y el empleador solo verá que el Tiempo privado estuvo activo durante ese periodo.
Le recomendamos habilitar el uso de esta función e informar a sus empleados de que está disponible, aunque su política establezca que los dispositivos de la empresa no deben usarse con fines ajenos al trabajo. Que los empleados dispongan de una salvaguarda de privacidad, como el Tiempo privado, protegerá tanto a ellos como a usted en los casos en que las capturas registren involuntariamente datos confidenciales. Además, contribuirá a un entorno de trabajo más transparente, en el que los empleados sepan cuándo se realiza seguimiento de su actividad y cuándo no.
Ajustes a nivel de empresa, de equipo y de empleado
En DeskTime puede configurar los ajustes en tres niveles distintos. Esto incluye las capturas de pantalla: activarlas o desactivarlas, cambiar los intervalos, hacer borrosas las capturas, cambiar la resolución y mostrar las capturas al usuario.
- Ajustes de la cuenta: definen los ajustes predeterminados para todos los usuarios de DeskTime de su organización.
- Ajustes a nivel de equipo: personalizan los ajustes de un equipo específico (por ejemplo, TI, Marketing, Ventas, etc.). Los cambios que realice aquí tendrán prioridad sobre los valores predeterminados de la empresa.
- Ajustes por miembro del equipo: aplican ajustes específicos a un empleado, además de la configuración de su equipo.
Este nivel de detalle le permite usar las capturas de pantalla solo para los equipos o usuarios que las necesitan, sin afectar al resto de la organización. Algunos ejemplos:
- Está implementando la captura de pantalla como parte del plan de mejora del rendimiento (PIP) de un empleado. En este caso, puede activar las capturas solo para ese empleado.
- Un equipo concreto necesita capturas de pantalla para documentar el cumplimiento de una política u obtener pruebas de trabajo, pero el resto de la organización no las necesita. Puede activar las capturas solo para ese equipo, no para toda la organización.
- Implementa una política de capturas de pantalla en toda la empresa, pero ciertos equipos trabajan con datos confidenciales que nadie ajeno al equipo debe ver, ni siquiera los administradores ni el propietario. Para esos equipos, puede hacer borrosas las capturas o desactivarlas por completo.
Otras consideraciones sobre las capturas de pantalla
En DeskTime creemos que la herramienta debe usarse para fomentar una cultura de empresa transparente, productiva y basada en la confianza. Aunque es posible configurar la función de capturas de pantalla de modo que no avise al usuario de que está activa, le recomendamos encarecidamente comunicar el uso de la captura de pantalla a todos los usuarios y permitirles acceder a sus propias capturas. Una política de capturas clara y transparente reducirá los posibles efectos negativos en el entorno de trabajo y en la privacidad de los empleados.
Asimismo, la función de capturas de pantalla no está pensada como una forma de vigilar constantemente a sus empleados, «pillar» a supuestos «vagos» desprevenidos ni generar presión de forma intencionada para aumentar el rendimiento. Al contrario, es una herramienta que solo debe usarse cuando sea necesario y por quien corresponda, con el fin de alcanzar objetivos concretos de su organización.